T-Rex, Harpia e como as empresas devem se preparar para o eSocial

T Rex Harpia e como as empresas devem se preparar para o eSocial

“O eSocial é bastante simples”, “O eSocial vai simplificar a rotina das empresas e a transição não apresentará maiores dificuldades”. Essas são algumas das frases que já ouvi em palestras, workshops e em reuniões com clientes e parceiros. Certamente dita por quem não está envolvido nos projetos de implantação em suas empresas ou que conhece o eSocial apenas de ouvir falar.Elas tentam atribuir ao eSocial uma das poucas características que podemos afirmar ele não tem: simplicidade.

O eSocial é um ambiente que exigiu muita cooperação dos entes do Governo envolvidos no seu desenvolvimento e muita tecnologia para sua implantação. Mas o que o eSocial tem a ver com T-Rex e Harpia?

T-Rex foi o apelido dado ao supercomputador utilizado pela Receita Federal para processar informações dos contribuintes (empregadores e empregados) e Harpia é umsofisticado sistema de gestão de risco para controle de fraudes para processar as informações e identificar indícios de fraude com técnicas de inteligência artificial. Fazem parte do esforço do Governo Federal no controle e cruzamento de informações de empregadores e empregados. O começo desta nova fase se deu através da implantação do SPED, em 2007, dos quais o eSocial é um dos módulos.

É fato que, embora os impactos sejam para toda a empresa, o maior foco das mudanças trazidas pelo eSocial está com a área de RH e DP. Não é exagero dizer que o eSocial desafia a rotina das áreas citadas por exigir uma mudança de cultura nas empresas para adequação ao novo cenário.

Contudo, o desafio assume proporções ainda maiores se considerarmos que ainda existe uma grande barreira em relação ao eSocial, em muito pelo desconhecimento do tema e suas implicações.É fundamental uma maior conscientização por parte das organizações sobre a necessidade de mudança na forma de produção, tratamento e envio das informações.

Cabe ao RH e DP planejar e organizar o processo de implantação e envio de dados para o eSocial definindo as competências de cada setor internamente. Como as informações são autodeclaradas pelas empresas, é fundamental que os setores estejam alinhados e cientes de suas responsabilidades para que haja a correta consolidação e transmissão ao novo ambiente. Inconsistências nas informações enviadas ao eSocial certamente serão motivo de dor de cabeça para os gestores que ainda não entenderam que uma das palavras-chave para o novo cenário com o eSocial é integração. Nunca foi fácil integrar diversas interfaces, sejam elas humanas ou de tecnologia (sistemas), mas não existe alternativa.

Também deve estar no radar do RH e do DP avaliarem seus parceiros de tecnologia e os sistemas disponibilizados para gestão de pessoas. Avaliar se as interfaces são amigáveis e intuitivaspara os usuários, bem como de que forma serão realizados os necessários ajustes às regras de negócio estabelecidas pelas constantes atualizações de leiaute do eSocial são aspectos relevantes na escolha do parceiro de negócios. Além da necessidade de disponibilização da informação correta para o Governo Federal, essa informação deve estar à disposição tempestivamente, isto é, dentro dos prazos estabelecidos.

Em se tratando de uma iniciativa que afeta aspectos estratégicos do negócio, é fundamental que os impactos sejam apresentados para a diretoria da empresa, permitindo que estejam cientes da dimensão das mudanças que serão necessárias. A ausência de planejamento e de patrocínio para o projeto do eSocial poderá levar muitas empresas a dificuldades nas suas operações, principalmente em função das multas que serão aplicadas. Vale notar ainda que adotar o eSocial não é uma alternativa para as empresas. É o único caminho a partir de agora.

Importante observar que os impactos sobre RH e DP não ficaram apenas nas primeiras 3 fases de implantação do eSocial. Em janeiro de 2019 terá início a 4ª fase, com o início do envio dos eventos de SST. Aqui teremos, certamente, uma mudança de paradigmas. Uma área que sempre trabalhou com a documentação em papel certamente deverá empregar muita energia para a transição no processo de digitalização.

O olhar do eSocial para SST é bastante completo e complexo. Cito como exemplo a necessidade de informar, para cada estabelecimento da empresa, sempre que houver a elaboração ou alteração de documento, plano ou programa de SST, conforme “Tabela 30 – Programas, Planos e Documentos”. Todos os documentos que antes eram elaborados e, em geral, colocados dentro de uma gaveta, agora estarão evidenciados no eSocial. Somente PPRA e PCMSO não são mais respostas aceitáveis de uma empresa em termos de investimento em saúde e segurança do trabalho.

Entendo que é imprescindível que o gestor mapeie e avalie processos, identifique a associação entre eles considerando os eventos do eSocial para concluir o quanto a empresa está adequada. É importante identificar quais procedimentos já são cumpridos e quais evidências documentais são necessárias, mas ainda não existem. Bom planejamento é uma necessidade estratégica para as organizações conseguirem transformar os processos que não são aderentes ao eSocial.

Acho que podemos chegar à conclusão de que o eSocial pode ser tudo, menos simples.

Artigo por: Diego Gloria
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Por |06/09/2018|Artigos|0 Comments