A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e representa um dos principais instrumentos de modernização da fiscalização contábil no Brasil. Regulada pela Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, a ECD substituiu a escrituração contábil em papel por arquivos digitais, transmitidos de forma eletrônica à Receita Federal.

Com a adoção da ECD, os livros passaram a ser gerados em formato digital, assinados eletronicamente e armazenados nos sistemas do SPED. Além de atender às exigências fiscais, esse modelo trouxe maior agilidade, padronização das informações e fortalecimento dos controles contábeis e societários das empresas.

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, estão obrigadas a apresentar a escrituração:

• Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;
• Pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Presumido que tenham distribuído lucros ou dividendos em valor superior a base de cálculo do Imposto de Renda, após a dedução dos tributos, salvo se mantido Livro Caixa conforme a legislação;
• Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando enquadradas nas hipóteses legais de obrigatoriedade;
• Pessoas jurídicas imunes ou isentas cuja soma das receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios ou ingressos equivalentes seja igual ou superior a R$ 4,8 milhões no ano‑calendário; e
• Empresas que, por exigência societária ou contratual, estejam obrigadas à manutenção de escrituração contábil regular.

As empresas optantes pelo Simples Nacional permanecem dispensadas da ECD, exceto nos casos específicos previstos em lei.

A ECD referente ao ano‑base 2025 deve ser transmitida até 30 de junho de 2026, nos termos da legislação vigente.

Nos casos de extinção, cisão total ou parcial, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue por todas as pessoas jurídicas envolvidas, inclusive as extintas, cindidas, incorporadas e a incorporadora, quando aplicável, observando os seguintes prazos:

• Se o evento ocorrer entre janeiro e maio, a ECD deve ser transmitida até o último dia útil do mês de junho do mesmo ano;
• Se o evento ocorrer entre junho e dezembro, a entrega deve ocorrer até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento.

O prazo é sempre contado com base na data do evento societário.

A ECD reúne, em meio digital, os principais livros contábeis da empresa, incluindo:

• Livro Diário e seus auxiliares, quando houver;
• Livro Razão e seus auxiliares;
• Balancetes Diários, bem como fichas de lançamento que fundamentem os registros;
• Balanços e demonstrações contábeis, conforme aplicável.

Todos os arquivos devem ser assinados digitalmente pelo representante legal da empresa e pelo contador responsável, mediante certificado digital válido emitido por autoridade credenciada à ICP‑Brasil.

A transmissão da ECD ocorre exclusivamente por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado pela Receita Federal no ambiente do SPED. O PVA permite gerar, validar, assinar digitalmente e transmitir os arquivos com segurança jurídica.

Entretanto, a simples utilização do PVA não é suficiente. O sistema contábil da empresa precisa estar devidamente estruturado e parametrizado para gerar dados consistentes, em conformidade com as exigências da Receita Federal. Isso pressupõe o fechamento completo da contabilidade do exercício, com registros íntegros, conciliações corretas e demonstrações validadas.

A ausência de estrutura contábil adequada pode gerar erros de validação, inconsistências nos arquivos ou até impedir a transmissão dentro do prazo legal.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF), também integrante do SPED, utiliza os dados da ECD como base para a apuração do IRPJ e da CSLL. Por esse motivo, inconsistências, omissões ou erros na ECD tendem a refletir diretamente na ECF, demandando retificações e ampliando o risco de questionamentos fiscais.

A conciliação entre ECD e ECF é, portanto, essencial para a conformidade tributária e para a redução de riscos de autuação.

A entrega da ECD exige mais do que o cumprimento de uma obrigação acessória. Ela demanda organização contábil, domínio técnico da legislação vigente e o uso de sistemas preparados para atender aos padrões do SPED.

A PLBrasil Accounting&Finance oferece suporte completo no planejamento, validação e transmissão da ECD, com atuação integrada entre contabilidade, sistemas e compliance fiscal. Nossa equipe acompanha todo o processo, assegurando que a escrituração seja entregue dentro do prazo, com consistência e alinhamento às exigências da Receita Federal.