Empresas que participam de licitações, negociam com instituições financeiras ou passam por auditorias internas, entre outras situações, costumam se deparar com uma exigência recorrente: apresentar uma certidão da junta comercial. Na prática, porém, nem sempre é claro o tipo de documento mais adequado para atender a demanda.

Há mais de um tipo de certidão emitida pelas juntas comerciais, cada uma com abrangência e utilidade distintas. Solicitar a errada significa perder prazo, refazer o pedido e, em contextos de concorrência pública, correr o risco de desclassificação por documento inadequado. Compreender o que cada certidão comprova e qual a base normativa que as disciplinas é o que permite identificar a apropriada para cada finalidade.

Para que serve uma certidão da Junta Comercial?

A Junta Comercial é o órgão responsável pelo registro público das empresas mercantis, sendo responsável pelo registro dos atos de uma sociedade, como constituição, alterações contratuais, entrada e saída de sócios, mudança de endereço, abertura e encerramento de filiais e distrato social é arquivado ali.

A certidão é o documento oficial que atesta o que consta nesse registro. Sua função central é dar segurança jurídica a terceiros: quem contrata, financia ou negocia com uma empresa precisa de uma fonte confiável para confirmar que a sociedade existe, quem são seus administradores e se os atos praticados estão de acordo com a situação atual registrada. É por isso que a certidão é tão presente em licitações, operações de crédito e processos de auditoria.

Quais são as certidões mais requisitadas da Junta Comercial?

Embora as juntas comerciais ofereçam diversas certidões, três concentram a maior parte da demanda. Sendo elas:

Certidão simplificada: traz o retrato atual da empresa em um único documento, como: nome empresarial, NIRE , CNPJ, endereço, filiais, atividade econômica, capital social, sócios e administradores, além da relação dos atos arquivados e dos nomes que a empresa já teve. É a certidão mais utilizada em licitações e comprovações perante instituições financeiras.

Certidão específica: constitui-se do relato de elementos determinados constantes de atos arquivados, conforme o que o requerente pretende ver certificado. Serve quando o interessado não precisa do quadro completo, mas de uma informação pontual ou de um recorte específico do histórico.

Certidão de inteiro teor: é a cópia certificada de um ato específico arquivado. Aplica-se quando não basta o relato do conteúdo e é preciso o documento na íntegra, como o próprio contrato social ou uma determinada alteração.

O que diz a regulamentação federal?

As certidões das juntas comerciais são disciplinadas em âmbito federal pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI). A Instrução Normativa DREI nº 20/2013  define os tipos de certidão e sua natureza, fundamentando, por exemplo, a certidão específica como relato dos elementos constantes de atos arquivados (art. 3º) e a certidão de inteiro teor como cópia de ato arquivado (art. 4º). Essa uniformização garante que uma certidão emitida em um estado tenha a mesma natureza jurídica de outra emitida em estado diverso, ainda que o layout e os valores variem.

Pontos de atenção antes de solicitar

Três detalhes podem passar despercebidos e comprometer o resultado:

O primeiro é a exatidão das informações. A informatização reduziu as divergências, mas ainda ocorrem casos como o de algum sócio retirante que continua constando ou de alteração não refletida no quadro atual. Nesses casos, é preciso solicitar a correção dos dados no registro antes de obter uma nova certidão.

O segundo é o órgão de registro. Nem toda pessoa jurídica se registra na junta comercial. Sociedades simples e associações, por exemplo, são registradas no Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ), que emite certidões em modelos próprios, distintos dos da junta comercial.

O terceiro é o custo. A emissão costuma ser online, mas os valores variam por estado. Em São Paulo, a certidão simplificada pela internet é gratuita; em outros estados há cobrança de emolumentos, conforme o tipo de certidão e o exercício vigente. O mais seguro é consultar a tabela atualizada da junta do estado de registro.

Qual certidão escolher?

Não existe certidão melhor, e sim a adequada para cada finalidade. Para um retrato atualizado e completo da empresa, a simplificada resolve. Para confirmar uma informação pontual, a específica é mais eficiente. Para obter a íntegra de um ato, a de inteiro teor é indispensável.

A escolha adequada da certidão, sua leitura crítica e a correção de eventuais inconsistências no registro determinam a validade da comprovação em operações sensíveis. A PLBrasil Paralegal atua na obtenção e na análise de certidões junto às juntas comerciais e ao RCPJ, apoiando empresas na identificação do documento correto para cada finalidade e na regularização de divergências cadastrais.