Atualização de cadastros públicos: sua empresa está em dia?
A existência formal de qualquer empresa está condicionada à manutenção de cadastros exigidos pelas diferentes instâncias da Administração Pública, cada qual com suas peculiaridades e utilidades. Nesse sentido, prefeituras, estados e Receita Federal operam arcabouços burocráticos próprios, estabelecendo múltiplas obrigações que precisam ser atendidas, sob pena de, em alguns casos, inviabilizar que determinado empreendimento opere de maneira regular. Você sabe quais obrigações sua empresa deve atender? É muito fácil se perder em meio à complexa burocracia brasileira, com seus inúmeros regulamentos nem sempre convergentes ou intuitivos. Por isso, é preciso, antes de qualquer coisa, conhecer as obrigações e os riscos de não manter em dia os cadastros junto a Prefeitura, Estado e Receita Federal. Começando pelo básico Cadastrar-se junto à Prefeitura, obtendo-se uma Inscrição Municipal (IM) é um dos primeiros passos para a constituição e operação de uma empresa no Brasil. Trata-se de providência necessária não só para a obtenção de um alvará de funcionamento, mas também para que seja possível cumprir obrigações tributárias, emitir notas fiscais, enquadrar-se no SIMPLES nacional, entre outros aspectos. Se a empresa tiver em seu objeto a comercialização de produtos, será necessário, também, fazer Inscrição Estadual (IE). Trata-se de medida indispensável para que o ICMS seja recolhido, bem como para que seja possível a emissão de notas fiscais. Obrigação que se aplica independentemente do tamanho do empreendimento, atingindo desde microempreendedores individuais (MEI’s) até gigantescas sociedades anônimas. Por fim, o ciclo de formalização básica de uma empresa passa pela inscrição junto ao CNPJ da Receita Federal, que serve como uma espécie de certidão de nascimento, contemplando dados como número de inscrição, data de abertura, razão social, nome fantasia, porte, CNAEs primários e secundários, dados de endereço, entre outros. Através do CNPJ, além da viabilização do pagamento de impostos, outras atividades operacionais, é possível, por meio de consulta pública disponível a qualquer pessoa, verificar a situação cadastral da empresa, que pode estar ativa, suspensa, inapta, baixada ou nula. Meus cadastros estão desatualizados. Quais os riscos? Para muito além das obrigações básicas inerentes ao processo de constituição de uma empresa, é preciso constante vigilância para que todos os cadastros sejam mantidos atualizados durante sua vida operacional. Alterações de endereço, de capital social, de sócios ou da atividade econômica, entre outros, precisam ser formalizadas o quanto antes perante as diversas instâncias. Do contrário, muitas dificuldades podem ser enfrentadas, que vão desde simples entraves burocráticos até a aplicação de pesadas multas. A desatualização de cadastro pode, por exemplo, complicar a obtenção e a renovação de alvarás de funcionamento, de licenças ambientais e sanitárias e de certidões negativas, de modo geral. Também pode inviabilizar o cumprimento de obrigações fiscais, gerando um “efeito bola de neve” que poderá redundar na aplicação de multas e de outras penalidades. A participação em processos licitatórios e a obtenção de recursos perante o sistema financeiro, é bom ressaltar, são momentos nos quais a regularidade cadastral da empresa será submetida a escrutínio detalhado. Nessas situações, pequenas incongruências podem ser a diferença entre o sucesso e fracasso. Circunstâncias que podem ser evitadas através de uma gestão cadastral eficiente e atenta a todos os aspectos envolvidos. A PLBrasil Paralegal oferece a seus clientes, através de plataforma própria, um HUB de documentos, onde todos os documentos societários e o histórico ficam concentrados e permanentemente disponíveis. Além disso, dispõe de profissionais qualificados e equipes treinadas para fornecer todo o suporte quanto a qualquer tipo de registro necessário à constituição e funcionamento da sua empresa, incluindo a solução de problemas gerados por desatualização cadastral. Precisa atualizar os cadastros públicos da sua empresa? Conte conosco para registro junto as Juntas Comerciais do Brasil. Precisa atualizar os cadastros públicos da sua empresa? Conte conosco para registro junto as Juntas Comerciais do Brasil.
Arquivamento de atos societários na Junta Comercial: quando as coisas não saem como o esperado
Arquivar corretamente os atos societários vai muito além do capricho e do preciosismo. Trata-se de atividade essencial para que a empresa atenda aos requisitos de compliance, resguardando não somente os próprios interesses, mas também os interesses de quaisquer pessoas ou instituições com quem mantenha algum tipo de relação formal. É preciso ter em conta que as pessoas jurídicas não possuem existência corpórea. Elas existem através dos fatos, atos, decisões e iniciativas, de modo geral, tomadas pelas pessoas físicas que a compõem. E todo o tipo de acontecimento relevante vinculado à atividade de uma empresa precisa ser formalizado através de um documento. Quanto maior a empresa, maior a necessidade de que essa documentação seja corretamente organizada, classificada, armazenada, controlada e arquivada. Uma dificuldade que se potencializa diante dos diversos regramentos, prazos, códigos, formulários e peculiaridades que se aplicam de maneira absolutamente distinta a depender do caso. É essencial, assim, que a gestão documental seja feita de maneira correta, sob pena de que a empresa venha a sofrer prejuízos. Quais são os impactos de um arquivamento errado? As consequências de um arquivamento equivocado vão desde a simples necessidade de rerratificação do ato até, em casos extremos, a ocorrência de grandes prejuízos financeiros causados pela perda de oportunidades de negócios que exijam a regularidade documental. Seja qual for o prejuízo, os equívocos quase sempre decorrem da falta de conhecimento sobre os regramentos aplicáveis, bem como da inexperiência prática quanto à utilização dos formulários físicos e eletrônicos disponibilizados pelas Juntas Comerciais para arquivamento de atos. Em alguns casos, somos acionados para fazer a correção de DBE (Documento Básico de Entrada) de CNPJ, onde o requerente, de forma desavisada, pode marcar opções indevidas impossibilitando o prosseguimento do protocolo. Situação cuja correção demanda refazimento de todos os formulários, com consequente atraso no processo e aumento do custo de realização. Em outras situações, a utilização de um evento que esteja em desacordo com as deliberações pode produzir um arquivamento equivocado. Algo que pode inviabilizar a atualização do cadastro junto à Receita Federal, Estado e Município, com consequente necessidade de retrabalho e perda de tempo. Os equívocos, assim, podem acabar causando um efeito cascata, cuja solução vai se tornando progressivamente mais complexa, na medida em que afete múltiplas instâncias. E se não forem corretamente identificados, fica ainda mais difícil tomar as medidas necessárias para corrigi-los. Detectando e resolvendo problemas Resolver problemas gerados por arquivamentos incorretos, por vezes, exige uma quantidade significativa de tempo e recursos. É preciso revisar, na maior parte dos casos, todos os passos realizados, estando atento a cada detalhe que envolva checkboxes, códigos, números, informações, prazos, regulamentos e documentos, entre diversos outros aspectos. Situação que enseja uma análise minuciosa para identificar o problema e, uma vez identificado, para definir a melhor estratégia para “destrancar” o processo da maneira mais rápida e menos dispendiosa possível. Um trabalho para o qual grande parte das empresas sequer possui pessoal capacitado. A PLBrasil Paralegal conta com profissionais qualificados e treinados para realizar todo trâmite para o registro desde a constituição ao funcionamento da sua empresa, incluindo arquivamentos na Junta Comercial e soluções de problemas. Além disso, oferece a seus clientes, através de plataforma própria, um HUB de documentos, onde todos os documentos societários e o histórico ficam concentrados e permanentemente disponíveis.
