A suspensão da inscrição estadual é uma das mais complicadas situações pelas quais pode passar uma empresa em atividade. Trata-se de medida tomada por algumas secretarias estaduais da fazenda, diante de irregularidades verificadas em ações de fiscalização.

Gravosas, também, podem ser as consequências imediatas, pois a empresa fica impedida de emitir notas fiscais e, por consequência, de comercializar seus produtos ou serviços. A partir disso, então, dá-se um verdadeiro efeito cascata de prejuízos que decorrem diretamente dessa impossibilidade de operação formal:

• Perda de receitas;

• Atraso no pagamento de obrigações (encargos trabalhistas, fornecedores, aluguel, empréstimos, etc);

• Perda de clientes, colaboradores e fornecedores;

• Inaptidão para processos licitatórios, programas de recuperação fiscal e acesso a crédito;

• Danos irreversíveis à imagem;

• Incidência de multas; e

• Judicialização de cobranças e persecução criminal.

É preciso, dessa forma, especial atenção no cumprimento das obrigações havidas com o fisco estadual, de maneira a evitar que a empresa tenha sua inscrição suspensa.

São várias as situações que podem levar à suspensão da inscrição estadual de uma empresa. Algo que depende, também, das regras aplicáveis em cada estado.

Ainda assim, independentemente do local, é possível estabelecer uma série de omissões e equívocos que podem levar a esse tipo de consequência. A seguir, os mais comuns.

Por vezes, a secretaria da fazenda, em ações fiscalizatórias, não consegue constatar que o negócio está funcionando no endereço fiscal declarado. Algo que pode ocorrer por conta de uma alteração de endereço não comunicada ou por força de trabalho em home office, dentre outras situações.

Ocorre quando a empresa deixa de cumprir uma ou mais das obrigações acessórias, que consistem em documentos de apresentação obrigatória, cujo objetivo é a prestação de informações de modo automático, sem necessidade de convocação periódica. Essas obrigações variam conforme a natureza do negócio e o regime de tributação, tais como a DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação) e a GIA Estadual (Guia de Informações e Apuração Estadual), entre diversas outras.

Dá-se quando a transmissão de dados através de sistemas como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e o PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório) não é realizada ou é realizada de modo equivocado. Além da suspensão, a reiteração pode redundar em outras penalidades, como multas pecuniárias.

Embora exista controvérsia jurídica sobre o assunto, a existência de débitos tributários pendentes pode gerar, em alguns casos, a suspensão da inscrição estadual.

Sistemas de auditoria interna, automatizados ou não, por vezes, detectam discrepâncias entre determinadas informações, levando a uma suspensão preventiva da inscrição estadual. Exemplo disso se dá quando há uma emissão de notas fiscais de saída sem a proporcional emissão de notas fiscais de entrada.

A primeira medida é identificar qual problema redundou na suspensão. Uma informação que pode ser fornecida à empresa antecipadamente, mas que, na maioria dos casos, deverá ser buscada perante a secretaria estadual da fazenda.

A partir da identificação, deverá ser aplicada a solução adequada, o que envolve seguir os procedimentos estabelecidos pelo órgão, sanando-se as omissões, corrigindo-se os equívocos e solicitando-se a reativação da inscrição.

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