Por Carla Pusiol
Grupo PLBrasil | 09.04.2021

As empresas que encerram seus respectivos exercícios sociais em 31 de dezembro têm até o final de abril do ano seguinte para atenderem às formalidades estabelecidas em lei para aprovação de contas.

Obrigatoriedade

Sociedades empresárias devem aprovar contas nos primeiros 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social, de acordo com o artigo 1.078 da Lei nº 10.406/2002 (“Código Civil”) e 132 da Lei nº 6.404/1976 (“Lei das S.A.”).

A aprovação de contas deve ser feita anualmente através de assembleia ou reunião de sócios – em se tratando de sociedade limitada com menos de 10 (dez) sócios, ocasião em que os presentes:

1. Tomam e aprovam as contas dos administradores e deliberam sobre as demais demonstrações financeiras, quando for o caso;

2. Designam administradores e membros de Conselho, quando for o caso; e

3. Tratam de outros assuntos constantes na pauta do dia.

Impactos da pandemia Covid-19

Em 2020, os prazos e formalidades dessa obrigação legal foram flexibilizados para mitigar os efeitos da pandemia COVID-19 nas sociedades anônimas, limitadas e cooperativas, conforme Medida Provisória nº 931 de 30 de março de 2020, convertida na Lei nº 14.020 de 2020.

O prazo para realização de assembleias foi estendido de 04 (quatro) para até 07 (sete) meses, contado do término do exercício social.

Esses novos dispositivos legais também inovaram formalizando: (I) a possibilidade de realização de assembleias à distância, de forma digital, desde que resguardados todos os direitos dos sócios (II) a prorrogação de mandato dos administradores e membros de Conselho até a realização de nova assembleia de sócios.

Mas atenção, essa prorrogação aplicou-se excepcionalmente ao ano de 2020 e, até a data de publicação deste artigo, nenhuma medida foi oficialmente anunciada para prorrogação de prazos em 2021. Desta forma, os prazos voltam a correr conforme legislação original, já com a permissão para realização de assembleias remotas.

Empresas de grande porte:

Se a aprovação das contas for de uma empresa de grande porte (sociedade que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões) será necessária a verificação com a Junta Comercial da localidade da sede acerca da existência de ato normativo específico estabelecendo todas as regras obrigatórias para o registro.

Algumas Juntas Comerciais, tais como as dos estados de Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo, solicitam o envio das folhas dos jornais contendo a publicação do balanço e demonstrações financeiras, relativos ao objeto da deliberação.

Os efeitos da aprovação das contas

A realização da Assembleia ou reunião para aprovação das contas, especialmente para sócios estrangeiros, possibilita a análise mais detalhada das demonstrações financeiras da sociedade e a avaliação de como a administração da sociedade tem sido conduzida.

As aprovações das contas pelos sócios, desde que sem reservas, exoneram os administradores de responsabilidade, salvo erro, dolo, fraude ou simulação.

Sob a perspectiva de Compliance, o cumprimento dos procedimentos regulares para aprovações das contas demonstra transparência da sociedade, servem para detectar e sanar possíveis irregularidades e também podem ser exigidas em sede de licitações, operações bancárias e fiscalizações.