Arquivar corretamente os atos societários vai muito além do capricho e do preciosismo. Trata-se de atividade essencial para que a empresa atenda aos requisitos de compliance, resguardando não somente os próprios interesses, mas também os interesses de quaisquer pessoas ou instituições com quem mantenha algum tipo de relação formal.

É preciso ter em conta que as pessoas jurídicas não possuem existência corpórea. Elas existem através dos fatos, atos, decisões e iniciativas, de modo geral, tomadas pelas pessoas físicas que a compõem. E todo o tipo de acontecimento relevante vinculado à atividade de uma empresa precisa ser formalizado através de um documento.

Quanto maior a empresa, maior a necessidade de que essa documentação seja corretamente organizada, classificada, armazenada, controlada e arquivada. Uma dificuldade que se potencializa diante dos diversos regramentos, prazos, códigos, formulários e peculiaridades que se aplicam de maneira absolutamente distinta a depender do caso.

É essencial, assim, que a gestão documental seja feita de maneira correta, sob pena de que a empresa venha a sofrer prejuízos.

Quais são os impactos de um arquivamento errado?

As consequências de um arquivamento equivocado vão desde a simples necessidade de rerratificação do ato até, em casos extremos, a ocorrência de grandes prejuízos financeiros causados pela perda de oportunidades de negócios que exijam a regularidade documental. Seja qual for o prejuízo, os equívocos quase sempre decorrem da falta de conhecimento sobre os regramentos aplicáveis, bem como da inexperiência prática quanto à utilização dos formulários físicos e eletrônicos disponibilizados pelas Juntas Comerciais para arquivamento de atos.

Em alguns casos, somos acionados para fazer a correção de DBE (Documento Básico de Entrada) de CNPJ, onde o requerente, de forma desavisada, pode marcar opções indevidas impossibilitando o prosseguimento do protocolo. Situação cuja correção demanda refazimento de todos os formulários, com consequente atraso no processo e aumento do custo de realização.

Em outras situações, a utilização de um evento que esteja em desacordo com as deliberações pode produzir um arquivamento equivocado. Algo que pode inviabilizar a atualização do cadastro junto à Receita Federal, Estado e Município, com consequente necessidade de retrabalho e perda de tempo.

Os equívocos, assim, podem acabar causando um efeito cascata, cuja solução vai se tornando progressivamente mais complexa, na medida em que afete múltiplas instâncias. E se não forem corretamente identificados, fica ainda mais difícil tomar as medidas necessárias para corrigi-los.

Detectando e resolvendo problemas

Resolver problemas gerados por arquivamentos incorretos, por vezes, exige uma quantidade significativa de tempo e recursos. É preciso revisar, na maior parte dos casos, todos os passos realizados, estando atento a cada detalhe que envolva checkboxes, códigos, números, informações, prazos, regulamentos e documentos, entre diversos outros aspectos.

Situação que enseja uma análise minuciosa para identificar o problema e, uma vez identificado, para definir a melhor estratégia para “destrancar” o processo da maneira mais rápida e menos dispendiosa possível. Um trabalho para o qual grande parte das empresas sequer possui pessoal capacitado.

A PLBrasil Paralegal conta com profissionais qualificados e treinados para realizar todo trâmite para o registro desde a constituição ao funcionamento da sua empresa, incluindo arquivamentos na Junta Comercial e soluções de problemas. Além disso, oferece a seus clientes, através de plataforma própria, um HUB de documentos, onde todos os documentos societários e o histórico ficam concentrados e permanentemente disponíveis.